Google Dokümanlar (Canlı Dosya!)

 Canlı Dosya

(Google Dokümanlar)

Çok eski yabancı filmleri izlemeyi severim. Filmi izlerken o günün kültürünü, giyimini, araç gereçleri, teknolojik cihazları da gözlemlerim. Genelde izlediğim Amerikanın 1930'lu yılların filmlerindeki gelişmişlik seviyesi 1990 ların ülkemizin seviyesinin altında değildi. 

1957 yapımı meşhur bir film olan 12 Kızgın (Öfkeli) Adam, orijinal adıyla 12 Angry Men izlerken (Bu arada izlemeyenlerin izleme listelerine almalarını ve bir an önce izlemelerini tavsiye ederim.) lavaboda kullanılan el kurulama sistemi dikkatimi çekmişti. Cihaz şimdiki şişman görünümlü otomatik kağıt havlu makinelerine benziyordu. Bir farkla elektrikli değildi ve havlu da kağıt değildi. Cihazın şişman kısmında bildiğimiz kağıt havlu rulosuna benzer üzerine bez sarılmış bir rulo vardı. Bezi iki elle  tutup aşağıya doğru çektiğinizde temiz bez iniyor, kirli bez ise makinenin içindeki kirli bez rulosuna sarılarak geri gidiyordu. Yani bez rulo bir bütün. Adamlar o zamanlar dahi lavabolarda hijyen temizlik bezi kullanıyorlardı. Bu yazıyı yazmamın amacı elbette bu havlu meselesini anlatmak değildir. Bu yazımızda değineceğim husus el alemin üretip bizim ücretsiz kullanımımıza sunduğu ama çoğumuzun bilmediği bir elektronik uygulamayı anlatacağım. Bu tür teknik yazılara ara ara yer vermeye çalışacağım. 

Konumuz başlıkta belirtildiği üzere benim Canlı Dosya adını verdiğim elektronik uygulamadır. Google bunu yıllardır üretip Dökümanlar adı altında ücretsiz kullanıma sunmuştur. Ancak bu müthiş uygulamadan çoğumuzun haberi yok. Nedir bu dökümanlar? Dokümanlar kısaca Microsoft Office'in Word; Excel; Sunu vs. görevini yapıyor. 

Evde, işyerinde vs yerlerde bir yazı yazmamız gerektiği zaman bilgisayarımızda word uygulamasını açıp yazımızı yazıyoruz. Bazen elektrik kesilmesi vs nedenlerle bilgisayar kapandığı zaman kaydedilmemiş yazı kayboluyor. Google Dokümanlar uygulaması bu tür sorunları ortdan kaldırdığı gibi bir çok kolaylık sağlıyor. 

Dokümanları kullanmak için öncelikle gmail hesabı oluşturmak lazım. Bilgisayardaki arama motoruna (Google vs) “Gmail hesabı oluşturma” yazarsanız sizi yönlendirir. Hesap açtıktan sonra mail hesabı sayfasında veya boş bir google sayfasının sağ üst köşesinde dokuz noktadan oluşan kareyi tıklayıp Dokümanlar’ ı seçiyoruz. Açılan ekranın sağ alt köşesinde “+” işareti çıkıyor. Fareyi oraya getirdiğimizde “Yeni doküman oluştur” seçeneğini geliyor. Buna tıkladığımızda da karşımıza word sayfasına benzer bir boş sayfa çıkıyor. O ekranı sanki word programı/ uygulamasıymış gibi kullanıyoruz. Belge üzerinde çalışırken kaydetmeniz gerekmiyor. Çünkü sistem kendi kendine saniyeler itibariyle sayfayı kaydediyor. 

Dosyamıza ad vermek istersek sol üst köşede “Adsız Döküman” penceresine tıklayıp istediğimiz ismi yazabiliriz. Pencereye tıkladığınızda isim alanı metinin en üst yazısını başlık olarak önerir. Kabul ederseniz entere tıklamanız yeterli. Yoksa klavyeden dosyanızın ismini yazarsınız. 

Bilgisayarı kapatıp ordan ayrıldığınızda yazıyı farklı bir cihazdan açabilirsiniz. Bunu yapmanız için bilgisayar veya cep telefonunuzda ki Dokümanlar uygulamasından (cep telefonundan sağlıklı kullanabilmek için google hesap senkronizasyonun açık olması lazım). mail adresinizi girerek o dosyayı bıraktığınız haliyle açıp işlem yapıp düzenleyebilir, paylaşabilir, yazdırabilirsiniz vs. Bitti mi? Bitmedi. 

Diyelim ki o yazı ile ilgili bir arkadaşınızın görüşüne ihtiyaç duydunuz veya onun da incelemesini istediniz. Bunun için:

1. Açtığınız doküman sayfasının sağ üst köşesinde mavi “Paylaş” penceresi var. Oraya tıkladığınızda açılan pencereden “Kişi veya grup alanına tıkladığınızda mail adresindeki kişiler gelir.” Onlardan bir veya daha fazla kişi seçebilir veya o alana paylaşacağınız kişinin mail adresini yazarsınız. 

2. Adres yazınca sağ tarafta “Düzenleyen, yorumcu ve görüntüleyen” rollerinden birini atamanızı ister. İstediğiniz kadar kişi ekleyebilirsiniz. Düzenleyen olarak seçerseniz kişi yazıyı istediği şekilde düzenleyebilir. Bu düzeltmeyi dosyayı paylaştığınız kişilerin hepsi ayrı ayrı yapabilir. Siz dosyayı açtığınızda en son kişinin düzenlediği halde görürsünüz. İsterseniz yazıyı paylaştığınız kişi yaptığı değişikliğe farklı renk ve biçim verebilir. 

3. Dilerseniz paylaşım yaptığınız kişi ile eş zamanlı düzenleme yapabilirsiniz. Bunun için aynı zamanda belgeyi açmanız yeterli olacaktır. 

4. Paylaştığınız dosyaları açtığınızda diğer arkadaşların değişiklik yapıp yapmadıklarını, görebilirsiniz. Bunun için sol üst köşede Dosya sekmesinden “Sürüm Geçmişi - sürüm geçmişini göster” dediğinizde sağ tarafta kişilerin dosyada değişiklik yapıp yapmadıklarını görünür. Değişiklik yapmılmışsa adları ve tarih-saat çıkar. Oralara tıkladığınızda o saatte o kişinin yaptığı değişikler metin üzerinde farklı renkte gözükür. İster kabul ederseniz ister bir önceki haline getirebilirsiniz veya yaptığı değişikliklerin bir kısmını kabul edip bir kısmını siler, değiştirebilirsiniz. 

5. Başlığa Canlı Dosya adını vermemin nedeni dosya silinmediği müddetçe istediğiniz yerden ulaşabilir, paylaşabilir veya düzenleyebilirsiniz.

Devam edecek…